Modernización del Archivo General de Notarias
Descripción del proyecto
Dependencia:
Coordinación General JurídicaCosto:
$3,490,637.75El objetivo primordial de este proyecto es mejorar las metodologías de almacenamiento y manejo de información de volúmenes y apéndices dentro del archivo general de la dirección de notarías, a través de la utilización de la tecnología.
Objetivos especificos:
- Realizar un inventario físico que permita conocer realmente que es lo que existe dentro del archivo, para poder identificar los protocolos y apéndices faltantes. • Diseñar y elaborar un sistema electrónico de seguimiento y consulta del contenido de los volúmenes y apéndices, que sea capaz de facilitar la ubicación de cada uno de ellos, a través de la colocación de etiquetas que permita la identificación de cada libro como elemento único dentro del archivo.
- Elaborar y alimentar las bases de datos requeridas, con la información de cada volumen y apéndice del archivo general.
- Realizar un cruce de información, que permita la relación entre las diferentes variables, que interesa conocer dentro del archivo, como son: interviniente, datos de instrumento de interés, ubicación física del protocolo, el cual se encontrará almacenado de manera lógica y secuencial dentro de la base de datos antes mencionada.
- Unificación del Archivo General de Notarías integrando todos aquellos protocolos que por Ley deben estar en la Dirección de Notarías. •
- Garantizar y preservar la seguridad de la información que se obtenga como resultado de la implementación del proyecto.
Cabe hacer mención, que el Estado de Zacatecas, cuenta con 53 (cincuenta y tres) Notarías de Número y 26 por receptoría de oficio; de las notarías de número 38 (treinta y ocho) se encuentran activas, y el Archivo General de Notarías, alberga aproximadamente 13,000 (trece mil) protocolos con sus respectivos apéndices.
Este proyecto conta de 8 incisos:
- DEFINICIÓN DEL MODELO DE PROCESO DE OPERACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE
NOTARÍAS - DESARROLLO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA GESTIÓN DEL ARCHIVO
DESCRIPCIÓN - CREACIÓN DE NOMENCLATURA E IDENTIFICACIÓN DE ESPACIOS FÍSICOS EN BODEGAS
DE NOTARÍAS - INSTALACIÓN Y ADECUACIÓN DE INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA DE ÁREA DE
CAPTURA DE INFORMACIÓN - CAPTURA DE INFORMACIÓN
- INVENTARIO DEL ARCHIVO
- ACOMODO DEL ARCHIVO
- TRASLADO DEL ARCHIVO A LAS NUEVAS INSTALACIONES